GMP는 ‘문서로 시작해서 문서로 끝나고, 기록으로 시작해서 기록으로 끝난다’는 말이 있습니다. 그만큼 GMP 운영에 있어서 문서의 작성 및 관리방법은 중요하다는 것입니다. GMP 운영 과정의 모든 문서는 작성, 개정, 승인, 배포, 회수, 폐기의 매우 복잡한 과정을 거치게 되는데요. 이렇게 복잡하게 변화하는 문서를 관리하기 위해서는 반드시 문서관리규정을 작성해야 합니다. 문서관리규정을 작성하는 것은 힘들지만 한번 잘 정해 놓으면 문서 체계가 일원화되어 관리가 매우 쉬워집니다.
1. GMP 문서의 개요와 작성 방법
GMP 문서의 계층 구조를 알아 볼까요? 가장 먼저 기록된 자료(Record)와 원자료(Raw data)가 수집되고 나면 이것을 기반으로 설명서(Instruction)와 체크리스트(Checklist)가 작성됩니다. 그 후 표준작업지침서(SOP) 등을 완성하고 가장 상위의 품질 매뉴얼(Policy Guideline) 등을 작성하는 구조로 이루어져 있는데요. 이때, 각 문서는 개념을 따라 표준화 및 반복 절차를 정확히 설명해야 합니다. 그리고 시간 중심의 순서에 따라 절차를 단계적으로 진행해야 하며, 각각의 과정에서 획득한 모든 원시데이터와 항목을 포함해야 합니다.
또한 GMP 문서관리규정의 범위를 정하는 것도 매우 중요합니다. 그렇다면 GMP 문서관리규정에는 무엇을 포함해야 할까요? 문서관리규정에는 문서를 제정 또는 개정할 때 작성하는 요령, 검토·승인하는 절차, 사용처에 배포하는 절차, 개정 전의 문서를 회수 또는 폐기하는 절차를 포함해야 합니다. 또한 문서의 체계를 확립하고 문서의 양식과 구성 및 필요한 경우 문서번호 부여방법을 정하는 것도 문서관리규정에 포함하도록 합니다.
GMP 문서는 알아보기 쉽도록 작성해야 하며, 작성된 문서에는 제조 부서 책임자 또는 품질(보증) 부서 책임자의 서명과 승인 연월일이 있어야 합니다. 만약 서명과 승인 연월일이 없다면 이 문서는 유효하지 않음을 의미합니다. 또한 모든 GMP 문서에는 누가, 언제 기록했는지를 알 수 있도록 서명하는 것이 필요합니다. 이때는 날짜를 기록하여 서명 목록(Signature list)을 비치합니다. 수기로 작성된 문서를 인정하지 않는 이유는 무엇일까요? 그것은 수기로 작성된 문서는 나중에 수정할 소지가 있기 때문에 인정하지 않는 것입니다.
문서에 날짜를 기입하려면 통일된 표기방법을 정해야 하는데요. 이것은 각 나라별 또는 상황에 따라 날짜의 기입 방법이 다르기 때문입니다. 예를 들어 다음과 같은 경우 한국은 년-월-일의 표기 방법을 사용하고 있기 때문에 2016년 05월 15일이 되지만 유럽은 일-월-년의 표기 방법을 사용하고 있기 때문에 2015년 05월 16일이 됩니다. 그리고 서명의 일관성을 유지하기 위하여 문서의 작성자, 검토자 및 승인자는 서명등록문서에 서명을 등록한 후 사용해야 합니다. 이 중에서도 문서의 검토자와 승인자의 서명은 반드시 등록해야 하며, 약식 서명과 정식 서명 모두를 사용할 경우에는 두 개 모두 등록한 후 사용해야 합니다.
2. GMP 문서의 분류 및 보관
GMP 문서를 분류할 때는 체계적인 번호를 부여해야 합니다. 번호는 식별번호(identification number)와 관리번호(control number)가 있는데요. 식별번호는 제품, 원재료, 문서, 설비 등을 구별하는 번호로 제품번호, 문서번호, 설비번호 등이 있습니다. 그리고 관리번호는 제품, 원재료, 문서, 설비 등의 고유성을 강조하고, 시간이나 장소를 특정화하는 번호로 제품의 배치번호, 문서의 개정 번호, 설비의 시리얼 번호 등이 있습니다.
GMP 문서를 분류할 때는 제품, 원재료, 문서, 설비 등 모든 것에 식별번호와 관리번호 체계를 함께 채용하면 매우 편리합니다. 이번에는 GMP 문서의 보관 방법을 알아 볼까요? GMP 문서를 보관할 때는 모든 문서는 최신판이어야 하고, 현재 유효한 것만을 해당 작업 현장에 보관합니다. 그리고 개정 전의 무효본은 문서관리 부서에서만 “무효본＂임을 표시하여 참고용으로 보관하도록 합니다. 예외사항도 있는데요. 여러 단계의 공정이 진행되는 중에 개정되었고, 현재 진행 중인 제조단위의 이후 공정을 개정 전의 방법으로 진행해야 한다면 개정 전의 것이 현장에 있을 수도 있습니다.
3. GMP 문서의 개정 및 폐기
의약품을 제조하다 보면 수많은 변수가 발생합니다. 예를 들면 제조소의 변경이 일어나기도 하고, 원료 공급처가 변경되기도 합니다. 또한 더 나은 제품을 제조하기 위해서 제조공정이 변경되거나 포장 방법이 바뀌기도 합니다. 이렇게 변수가 발생하면 기존 문서를 개정하거나 기존 문서를 더 이상 사용하지 않게 되기 때문에 문서를 폐기하게 됩니다. 그럼 문서의 수정 원칙을 알아보도록 합시다. 문서를 수정할 때는 반드시 Audit Trail을 남겨야 하는데요.
여기서 Audit trail은 이전의 내용을 알아볼 수 있도록 누가, 언제, 왜 수정했는지를 알 수 있도록 하는 것을 말합니다. 그리고 문서를 수정할 때 모든 GMP 관련 기록 문서는 작업과 동시에 이루어져야 하며, 지울 수 없는 잉크로 작성해야 합니다. 또한 수정하고자 하는 글자 또는 문장 위에 선을 그어 수정 전 내용을 알아볼 수 있도록 하고, 수정사유와 수정연원일, 수정자의 서명을 포함해야 합니다. 가능한 적절하다면 수기(手記)에 의한 기록보다 기록계에 의한 기록이 바람직하며, 내용을 수정할 때 지우개나 수정액은 사용하지 않습니다.
GMP 문서의 수정 원칙을 좀 더 알아볼까요? 수정자가 최초 기록자와 다른 경우에는 최초 기록자의 수정 동의 서명이 필요합니다. 그리고 수정한 날짜가 최초 기록한 날짜와 다른 경우에는 그 이유를 명확하게 기록해 두어야 하고, 승인이 완료된 GMP 문서를 수정해야 할 경우에는 수기 수정은 하지 않지만, 필요하다면 전면 개정(version-up)을 해야 하며, 특수한 경우에는 QA의 승인 (서명) 후에 수정하는 것을 원칙으로 합니다. GMP 문서의 개정 방법을 알아 보겠습니다. 문서를 개정할 때는 개정사유 및 개정 연월일 등을 기재하고, 제조 또는 품질(보증) 부서 책임자의 승인을 받아야하며, 정기적으로 점검하여 최근에 개정된 것인지를 확인해야 합니다.
그리고 개정 전의 것도 일정기간 보존하는 것을 원칙으로 합니다. 그럼 GMP 문서의 개정 방법을 좀 더 구체적으로 살펴볼까요? 먼저, 문서를 개정하거나 승인할 수 있는 사람은 그 문서를 작성한 사람 또는 부서이거나 그 업무를 인계 받은 부서의 권한이 있는 사람이어야 합니다. 그리고 문서를 개정하고자 발의할 때는 개정사유를 소명하거나 근거 자료를 첨부하여 검토∙승인을 받아야 하며, 모든 기준서의 문서는 개정이력을 적는 난을 마련하고 개정번호마다 개정사유 또는 개정 중요 항목을 적도록 합니다.
또한 원본 GMP 문서를 개정 할 경우에는 변경관리(Change control) 및 각 문서의 관리규정 등 변경세칙에 따라 이루어져야 합니다. 이번에는 GMP 문서의 폐기 방법을 알아 봅시다. GMP 문서는 현재 통용되는 하나의 버전만이 유효하기 때문에 구판은 회수 후 소각 또는 파쇄하여 폐기해야 하는데요. 이때 원본 GMP 문서의 구판은 “Invalid”, “Old version” 또는 “무효본” 등의 도장을 찍어 보관합니다.
4. GMP 문서의 보관 및 관리 방법
작성되고 승인된 GMP 문서는 분실되지 않도록 안전하게 보관해야 합니다. 우선 화재, 홍수 등의 피해로부터 안전하도록 철재 캐비넷에 넣어 스프링 쿨러가 설치된 장소에 보관해야 하고, 보관된 장소는 담당자(책임자)만이 접근할 수 있도록 시건 장치가 되어 있어야 합니다. 그리고 문서의 보관 기간은 GMP 규정과 법적인 요구조건 등을 고려하여 결정합니다. 그럼 GMP 문서는 어떻게 관리해야 할까요? 먼저, 전자기록을 포함한 모든 기록문서는 당해 제품의 유효기간 또는 사용기간 경과 후 1년간 보존해야 합니다. 다만 별도로 규정하는 경우에는 그 사유와 보존기한을 명확하게 정해야 합니다.
그리고 전자문서 시스템의 경우에는 허가된 사람만이 입력, 변경 또는 삭제할 수 있어야 하며 자기테이프, 마이크로필름, 백업 등의 방법으로 기록의 훼손 또는 소실에 대비하고 필요할 때는 판독 가능한 방법으로 출력해야 합니다. 또한 “전자문서 시스템에 의하여 문서를 관리한다” 는 것은 전자 서명한 전자문서를 문서의 원본으로 간주한다는 것을 말하는데요. 이 전자문서시스템에서는 출력물을 따로 비치할 필요는 없지만 그 문서가 정본으로서 임의적인 변경이 없는 원본임을 확인할 수 있어야 합니다.
전자적으로 저장한 전자문서의 경우에는 허가된 사람만 입력, 변경 또는 삭제할 수 있는 보안시스템을 갖춰야 합니다. 그리고 훼손 또는 소실되는 경우를 대비하여 다른 전자적인 방법으로 백업해야 하는데 이를 위해 백업 절차가 문서화되고 적절한 시행이 병행되어야 할 것입니다. 전자기록의 변경은 변경 및 삭제에 대한 이력정보를 기록되고, 기록된 정보는 확인할 수 있어야 합니다.
정보관리시스템은 구축, 운영, 폐기에 이르기까지의 시스템 라이프 사이클에 따른 관리의 기준 및 순서를 정해서 운영하도록 합니다. 그리고 정보관리시스템에서 기록을 생성하고 최종적으로 전자기록의 내용을 종이에 출력하여 수기 서명하는 경우에는 시스템에 필요한 신뢰성의 요건을 갖추는 것이 필요합니다. 마지막으로 컴퓨터로 문서를 작성하고, 프린트하여 수기로 서명한 것만을 원본으로 간주하는 경우에는 전자문서관리시스템이라고 하지 않습니다.
GMP 문서의 열람과 배부 방법을 알아 보겠습니다. GMP 관련 문서는 회사의 자산인 동시에 대외비인 서류이므로 열람을 원칙으로 합니다. 문서를 열람할 때에는 비치된 열람 대장에 그 내용을 기록한 후 서명해야 하고, 업무상 사본을 필요로 하는 경우에는 비치된 복사 대장에 그 내용을 기록하고 서명한 후, 사본에는 COPY 도장을 찍도록 합니다. 또한 각 부서의 문서 담당자는 문서 열람∙복사 대장을 철저히 관리해야 합니다.
5. GMP 문서작성, 관리 및 보관 실례
모든 실험의 기초가 되는 Raw data는 작업 및 시험에서 얻은 작업∙시험 결과를 최초로 기록한 data를 말하는 것으로 기기에서 출력된 인쇄물, 자동 생성된 file 등이 있습니다. 이러한 Raw data가 중요한 이유는 모든 데이터와 문서의 시작이 되기 때문입니다. Raw data의 기록 시점은 작업∙검토가 끝난 직후 바로인데요. 이때 항상 서명한 후 날짜를 기록합니다. 문서에 부가적인 내용을 기록할 경우에는 그 문서 하단에 기록한 후 서명∙날인하며, 뒷면에 기록 또는 문서를 첨부 하고자 할 때는 “뒷면참조”라고 명기합니다. Raw data의 작성 및 관리 방법은 다음과 같습니다. 먼저 실수와 원본이 더러워지는 것을 막기 위해 다른 종이에 적었다가 옮기는 일을 해서는 안됩니다.
옮겨 적는 과정에서 Raw data를 인위적으로 또는 실수로 잘못 적을 수도 있기 때문입니다. 만일 다른 종이에 적었을 경우에는 이 자료를 Raw data의 근거문서로 해당 문서에 첨부해야 합니다. 그리고 점검자는 신뢰성을 부여하기 위해 실제로 본 사실에 대해서 모든 것이 정확한지 점검한 후 서명해야 하고, 같은 내용이 반복 될 경우라도 동일부호( “, ditto)는 사용하지 않고, 모두 기재합니다. 또한 Raw data를 기록할 때에는 지워지지 않는 유성의 검정색 또는 파란색 펜을 사용하도록 합니다. 연필이나 지우개, 수정액, 수정테이프의 사용은 금지합니다.
그리고 기기에서 출력된 용지는 확인∙서명하고, 날짜를 기입한 후 첨부하고, 기입할 내용이 없더라도 공란으로 남겨 두어서는 안되며, 만약 공란이 있을 경우에는 공란은 대각선으로 선을 긋고, 그 이유와 작성자의 서명 및 일자를 기록합니다. 이때 해당없음, N.A로도 표기하도록 합니다. 문서 보관의 예를 살펴볼까요? 제조기록서, 기준 및 시험방법 원본, 표준작업지침서는 이전 version까지 보관하고, 제조기록서, 시험성적서는 제품의 사용기간 후 1년까지입니다. 그리고 Validation 문서는 허가취소 후 6년, 반품∙Complaint 문서는 6년입니다. 이것은 예시이기 때문에 무조건 따를 필요는 없습니다.
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