원자재가 입고되면 어떤 방식으로 관리해야 할까요? 그리고 보관과 출고관리는 어떻게 해야 할까요? 일정한 규정을 미리 세워 놓고 그 방법에 따라 움직이지 않으면 많은 혼란이 생기게 됩니다. 불만처리나 변경관리도 마찬가지입니다. 미리 규정을 세우고 그 규정에 따라 움직인다면 혼란없이 불만처리와 변경관리를 할 수 있게 될 것입니다.
1. 입고관리 방법
입고관리 방법은 무엇일까요? 먼저, 반입된 원자재는 품질(보증)부서 검사에서 적합판정이 날 때 까지 격리∙보관해야 합니다. 하지만 적합판정을 받은 원자재와 확실하게 구분할 수 있는 대책이 강구되어 있다면 격리∙보관하지 않아도 됩니다. 반입된 원자재의 외관 및 표시사항을 확인하고 제조번호가 없는 경우에는 관리번호를 부여한 후 겉포장의 먼지를 제거한 후 보관해야 합니다.
그리고 원료약품과 직접포장재, 표시자재 등 중요 자재가 반입되면 담당자는 구매의뢰서, 거래명세서, 제조업자의 시험성적서 등과 대조하여 원료약품명(자재명), 수량, 제조원, 규격, 제조번호, 외관 등 원료약품 및 자재가 정상적으로 반입되었는지 인수검사를 실시해야 합니다. 원료약품 및 중요 자재에 제조번호가 없는 경우에는 자사에서 정한 규정에 따라 관리번호를 부여하고 겉포장의 먼지를 제거한 후 시험 전까지 보관합니다.
원자재가 반입되면 제조단위 또는 관리번호별로 시험용 검체를 채취하고 시험 중임을 표시하며, 검체의 용기∙포장에 검체명, 제조번호, 채취일자, 채취자 등을 표시합니다. 이를 좀 더 자세히 살펴볼까요? 먼저, 입고된 원자재의 관리번호 부여방법, 격리,보관방법, 시험용 검체 채취 방법 등에 대한 규정을 마련하고, 검사결과가 적합인 경우 담당부서는 원료약품 및 자재에 대해 시험을 의뢰합니다. 그리고 채취된 검체에는 시험 중임을, 채취된 검체의 용기 및 포장에는 검체명, 제조번호, 채취일자, 채취자 등을 표시합니다. 또한, 검체를 채취한 후 개봉된 원료는 오염이 일어나지 않도록 원 포장 형태와 동등하게 관리해야 합니다.
2. 보관관리 방법
이번에는 보관관리 방법을 알아 보겠습니다. 먼저, 보관 업무에 종사하지 아니하는 자의 보관소 출입을 제한해야 합니다. 이것을 구체적으로 살펴보면 원료약품, 자재, 완제품, 부적합품 및 반품 등의 도난, 분실, 변질 등을 방지하기 위해 보관소의 출입을 제한하고, 경우에 따라서는 잠금장치를 설치해야 하며, 보관소 출입대장을 기록∙운영하도록 합니다. 그리고 원료약품, 자재, 완제품, 부적합품 및 반품된 제품은 각각 구획된 장소에 종류별로 보관해야 합니다.
하지만 원자재 및 완제품이 혼동을 일으킬 우려가 없는 시스템에 의해 보관되는 경우라면 구획된 장소에 보관하지 않아도 됩니다. 또한 원료약품, 자재, 반제품 및 완제품은 각각 종류별 또는 제조번호별로 보관 합니다. 원자재 및 완제품은 제조번호 또는 관리번호별로 시험 전후를 표시하고 구분하여 보관합니다.
하지만 자동관리 시스템인 경우에는 표시를 생략할 수 있습니다. 그리고 원자재 및 완제품은 바닥과 벽에 닿지 않도록 보관하고, 선입선출에 의하여 출고할 수 있도록 정리∙보관합니다. 부적합으로 판정된 원료약품 또는 자재는 부적합으로 표시한 후 다른 원료약품 또는 자재와 구획하여 보관하고, 신속히 반품하거나 폐기 처리하도록 합니다. 또한 원자재, 반제품 및 완제품은 품질에 나쁜 영향을 미치지 않는 조건에서 보관해야 하는데요.
여기서 품질에 나쁜 영향을 미치지 않는 보관조건은 다음과 같습니다. 여름에 고온∙다습하지 않고 겨울에는 원료나 제품이 동결하지 않도록 하는 등 규정된 조건에 적합하도록 보관합니다. 밀폐용기, 기밀용기, 밀봉용기, 차광 용기 등 규정된 조건에 적합한 용기에 보관하고, 바닥과 벽 사이에 공간을 두어 통풍 및 방충∙방서상태 점검이 가능하도록 해야 하며, 청소가 용이하도록 해야 합니다. 또한 사용하고 내용물이 남은 용기는 개봉 전의 용기 조건과 저장 조건을 동일하게 하여 보관합니다.
마지막으로 표시재료는 제품별, 종류별로 구분한 후 보관해야 하고, 표시내용이 변경된 경우에는 이전의 자재와 혼용을 방지하기 위한 조치를 강구해야 합니다. 그럼 원료 보관관리 흐름도를 살펴볼까요? 원료가 입고되면 거래 명세표와 구매의뢰서를 대조하고 외관을 검사하여 파손 및 이상이 있는지 확인합니다. 확인이 끝나면 시험대기소로 옮기고, 시험대기소에서 관리번호를 부여받게 됩니다.
그리고 입고 대장에 기록 한 후 시험의뢰서에 작성합니다. 시험대기소에서 확인이 끝나면 검체를 채취하고 황색라벨을 부착하여 “시험중”임을 표시합니다. 시험이 끝나면 시험 성적서를 발부하게 되는데요. 적합인 경우에는 녹색라벨을 부착하여 적합 원료 보관소로 옮겨 출고하고, 부적합인 경우에는 적색 표시라벨을 부착하여 부적합 원료 보관소로 옮겨 반품 또는 폐기하도록 합니다.
그럼 원료 보관관리 흐름도를 살펴볼까요?
원료가 입고되면 거래 명세표와 구매의뢰서를 대조하고 외관을 검사하여 파손 및 이상이 있는지 확인합니다. 확인이 끝나면 시험대기소로 옮기고, 시험대기소에서 관리번호를 부여받게 됩니다. 그리고 입고 대장에 기록 한 후 시험의뢰서에 작성합니다. 시험대기소에서 확인이 끝나면 검체를 채취하고 황색라벨을 부착하여 “시험중”임을 표시합니다. 시험이 끝나면 시험 성적서를 발부하게 되는데요. 적합인 경우에는 녹색라벨을 부착하여 적합 원료 보관소로 옮겨 출고하고, 부적합인 경우에는 적색 표시라벨을 부착하여 부적합 원료 보관소로 옮겨 반품 또는 폐기하도록 합니다. 자재 보관관리 흐름도도 살펴보도록 하겠습니다.
자재 보관관리 흐름도도 보관관리 흐름도와 순서는 비슷합니다. 자재가 입고되면 거래 명세표와 구매의뢰서를 대조하고 외관을 검사하여 파손 및 이상이 있는지를 확인하고 시험 대기소로 옮깁니다. 시험 대기소에서 관리번호를 부여하고, 입고 대장에 기록 한 후 시험의뢰서를 작성합니다. 검체 채취전에는 백색라벨을, 검체 채취 후 시험 중에는 시험중을 표시하는 황색라벨을 부착하여 “시험 중”임을 표시합니다. 시험이 끝나면 시험 성적서를 발부하게 되는데요. 적합인 경우에는 녹색 표시라벨을 부착하여 적합 자재 보관소로 옮겨 출고하고, 부적합인 경우에는 적색 표시라벨을 부착하고, 부적합 자재 보관소로 옮겨 반품 또는 폐기하도록 합니다.
보관관리 측면에서 원생약의 보관관리는 매우 중요합니다. 원생약의 보관관리에 대해 알아 보겠습니다. 먼저, 원생약은 적합 판정된 한약원료와 구획하여 보관해야 합니다. 이를 좀 더 자세히 살펴보면, 원생약은 일반합성 원료와는 별도로 구획∙보관해야 하고, 적절한 온도와 습도를 유지해야 하며, 방충이나 미생물 오염을 막을 수 있는 적절한 방법을 강구해야 합니다. 여기서 잠시 분리, 구획, 구분의 차이를 다시 한번 정리해 볼까요?
먼저, 분리는 별개의 건물로 되어있고 충분히 떨어져 공기의 입구와 출구가 간섭받지 않는 상태 또는 이와 동등한 상태를 의미합니다. 그리고 동일 건물인 경우에는 벽에 의해 별개의 장소로 나누어져 작업원의 출입 및 원자재의 반출입구역이 별개이고 공기조화장치가 별도로 설치되어 공기가 완전히 차단된 상태를 의미하기도 합니다. 구획은 동일 건물내의 작업소, 작업실이 벽, 칸막이 등에 의해 나누어져 공정간의 교차오염 또는 외부 오염물질의 혼입이 방지될 수 있도록 되어있는 상태를 말하며, 작업원과 원자재의 출입이나 공기조화장치를 공정성격에 따라 공유할 수 있습니다. 마지막으로 구분은 선이나 줄 등을 사용하거나 충분한 간격을 두어 착오나 혼동이 일어나지 않도록 되어 있는 상태를 말합니다.
보관소는 적절한 온도와 습도가 유지되도록 정기적으로 점검하고 기록해야 합니다. 이에 대해 좀 더 자세히 알아 보겠습니다. 먼저, 보관소 및 선별, 세척, 건조, 절단 등 전처리 작업장은 교차오염을 방지할 수 있도록 관리하고 온도와 습도 보관조건에 맞게 관리합니다. 그리고 한약제제용 원료의 제조작업장은 작업 환경이 품질에 영향을 줄 수 있으므로 분말의 사과공정, 엑스의 농축 공정부터는 청정실에서 작업하도록 하고, 방향성 성분을 함유한 한약은 성분의 휘산을 방지하기 위하여 기체 투과성이 없는 포장재를 사용하여 포장한 후 냉소에 보관하도록 합니다. 또한 원생약은 흡습하기 쉽고 곰팡이와 벌레가 발생하기 쉬우므로 일반적으로 온도와 습도가 조절되는 곳에 보관하고, 원생약은 통상 온풍으로 건조하며, 정유를 함유하고 있는 한약은 정유의 휘산을 방지하기 위하여 저온에서 건조하도록 합니다.
원생약은 쥐, 해충, 미생물 등으로부터 오염되지 않도록 관리하는 것도 중요합니다. 곰팡이의 증식과 충해를 방지하기 위하여 약제를 살포 또는 훈증하는 경우에는 약전에 의하여 행하고, 훈증 기록은 3년간 보관합니다. 곰팡이 증식과 충해를 방지하기 위하여 사염화탄소, 황화탄도, 이산화황, 클로로포름 등의 약제를 살포 또는 훈증하는 경우에는 약제의 독성이 강하기 때문에 가능한 사용하지 않고 부득이 사용할 경우에는 약제가 잔류하지 않도록 대책을 강구해야 합니다. 미생물 오염에 대한 대책으로는 약제 살균 외에 원료 한약의 종류에 따라 적절한 멸균방법을 선택할 수 있는데요. 멸균의 방법에는 건열멸균 또는 습열멸균에 의한 방법이 있습니다. 이때 변색여부 등 한약에 미치는 영향을 고려하여 멸균방법을 선택합니다.
3. 출고관리 방법
출고관리 방법은 무엇일까요? 먼저, 출고는 선입선출방식에 의해 이루어져야 하고, 그렇지 않은 경우에는 타당한 사유가 있어야 하는데요. 여기서 타당한 사유는 나중에 입고된 제품이 사용된 경우와 유효기한이 짧은 경우가 있습니다. 이때는 먼저 입고된 물품보다 먼저 출고할 수 있습니다. 그리고 원자재는 시험결과에서 적합으로 판정된 것만을 작업소로 보내야 하고, 완제품은 품질(보증)부서 책임자가 출하 승인한 것만을 출하해야 합니다. 이때 출하되는 모든 완제품은 제조 번호, 제조일자별로 거래처를 추적할 수 있도록 기록해야 합니다.
4. 불만처리 및 제품회수
불만처리 방법을 알아 보겠습니다. 불만처리를 위해서는 제품에 대한 불만을 효과적으로 처리하기 위하여 불만처리규정을 작성하고, 불만처리위원회를 구성하여 운영해야 합니다. 의약품의 품질에 대한 불만의 원인은 제제설계의 잘못에 따른 불량, 제조공정 중에 발생한 불량, 유통과정 중의 부적절한 보관취급에 의한 불량, 사용자 측의 부적절한 취급에 의한 불량 등이 있습니다. 만약 사용자 측의 부적절한 취급에 의한 불량에 의해 불만이 발생한 경우라면 필요에 따라서 제조기록과 시험기록을 점검∙확인하고, 보관검체를 시험해야 하는데요. 이때 보관검체의 시험 결과에 따라 적절한 조치를 취해야 합니다.
그리고 불만을 신속히 처리하기 위해서는 영업부서, 제조관리부서, 품질관리부서를 망라한 불만 처리위원회를 구성하는 등 불만처리체제를 갖추고, 처리방법 등을 규정해야 하며, 불만처리 후 얻은 자료를 제조관리 및 품질관리의 개선에 활용될 수 있도록 자세히 기록하여 보존합니다. 소비자로부터 불만을 접수한 경우에는 신속하게 불만내용을 조사하여 그 원인을 규명하고, 재발 방지대책을 강구하며, 소비자에게는 적절한 조치를 취해야 합니다. 불만처리의 순서는 다음과 같습니다.
먼저, 소비자로부터 구두, 전화, 또는 문서로 품질에 관한 불만을 접수하고, 접수한 후에는 불만처리규정에 의한 절차에 따라 기록합니다. 그리고 불만처리 조사를 시작합니다. 그렇다면 불만처리기록서에서는 어떤 것들을 기록해야 할까요? 불만처리기록서에는 불만 제기자의 이름 및 주소, 불만을 접수한 사람의 이름, 직위 및 전화번호, 주원료의 명칭/제품명 및 제조 번호가 포함된 불만의 내용, 불만을 접수한 날짜, 날짜 및 담당자 이름을 포함하여 최초로 취한 조치, 추적 조사한 내용, 날짜가 포함된 불만 제기자에 대한 대응, 불만에 대한 최종 결정, 조치 사항 및 재발 방지 대책을 포함하여 작성해야 합니다.
이번에는 제품회수 방법을 알아보겠습니다. 출하된 제품에 중대한 결함이 있는 경우에는 신속히 조치하고, 그 기록을 보존해야 하며, 재발방지대책을 수립하여 시행합니다. 회수품은 격리∙보관하고 정해진 규정에 따라 조치해야 하는데요. 정해진 규정은 다음과 같습니다. 먼저, 출하 후에 품질 불량으로 판명된 제품 또는 그러한 의심의 여지가 있는 제품은 신속하고 효과적으로 시장으로부터 회수하기 위해 그 회수 방법과 원인규명, 개선조치, 회수품의 보관 관리, 처리방법 등에 대한 절차서를 만들고 준수하도록 합니다. 그리고 안전성, 유효성에 문제가 있는 의약품은 지체없이 유통 중인 의약품을 회수하거나 회수에 필요한 조치를 하도록 합니다.
불만처리위원회는 어떻게 조직하면 될까요?
불만처리위원회는 사장 또는 부사장을 위원장으로 하고, 품질관리 부서 책임자를 간사로 둡니다. 그리고 공장장, 제조관리 부서 책임자, 관리부서 책임자, 개발부서 책임자, 영업부서 책임자, 마케팅부서 책임자를 위원으로 구성합니다. 다음은 불만처리 계통도입니다.
먼저 수요자로부터 불만이 발생되면 불만접수부서에서는 불만을 접수하고 불만발생보고서를 작성하여 관련부서로 통보합니다. 품질관리부서에서는 불만발생보고서를 접수하여 불만처리대장에 기록하고 심사하여 불만조사의뢰서를 작성한 다음, 생산관련부서에 그 내용을 통보합니다.
생산 관련부서에서는 불만조사의뢰서를 접수하고 원인을 조사하여 그 결과를 조사결과 보고서에 기록하고 재발 방지 대책을 수립한 후 품질관리부서로 조사결과보고서를 전달합니다. 조사결과 보고서를 넘겨 받은 부서에서는 불만처리위원회를 통해 불만처리 내용을 심의하고 위원회의 의견과 함께 그 결과를 최초 불만접수부서에 통보합니다. 불만처리 접수 부서에서는 불만처리 보고서를 접수하고 그 결과를 최초 불만제기자에게 유선이나 기타 방법으로 회신하면 됩니다.
5. 변경관리
변경관리 방법을 알아 보겠습니다. 의약품을 제조할 때 제조공정, 제조설비, 원자재, 시험방법 등에 변경요인이 발생하는 경우에는 제품의 품질 및 공정의 재현성에 미치는 영향을 시험, Validation, 안정성시험 등 과학적인 방법으로 평가해야 합니다. 이때 변경에 대한 기안, 검토, 승인의 절차는 문서화되어 있어야 하고, 품질관리 부서의 검토와 승인이 있어야 합니다.
변경관리의 대상이 되는 것은 원료약품의 물성 변경, 원료약품의 제조법 또는 공급 제조자의 변경, 제조공정의 변경, 제조단위의 변경, 제조설비의 변경, 자재의 변경, 제조장소, 제조지원 및 컴퓨터 시스템의 변경, 청소방법의 변경, 기준 및 시험방법의 변경, 기타 제품의 품질에 영향을 줄 수 있는 것입니다.
부문별 변경관리 대상에 대해서도 알아 봅시다. 먼저 제조관리 부문의 변경관리 대상은 출발물질 및 원료 제조/ 공급업자의 변경, 제조방법 및 제조설비의 변경, 제조작업실 및 보관소의 변경, 연간품질평가의 결과에 따라 변경의 필요성이 있을 경우, 세정방법의 변경, 관련 컴퓨터 H/W 및 S/W의 변경, 기타 제조관리에 관련하는 변경 등입니다. 품질관리 부문의 변경관리 대상은 포장자재 및 표시사항의 변경, 규격 및 시험방법의 변경, 연간 품질평가의 결과에 따라 변경의 필요성이 있을 경우, 관련 컴퓨터 H/W및 S/W의 변경, 기타 제조관리에 관련하는 변경 등입니다.
제조지원∙설비 부문의 변경관리 대상은 제조용수공급 System의 변경, 공조관리 System의 변경, 계측기 Calibration방법의 변경, 연간품질평가의 결과에 따라 변경의 필요성이 있을 경우, 세정방법의 변경, 관련 컴퓨터 H/W 및 S/W의 변경, 기타 제조관리에 관련하는 변경 등이 있습니다.
변경관리는 변경의 특성과 정도, 변경내용이 공정에 미칠 수 있는 영향의 정도(중대변경 또는 일반변경)에 따라 변경을 분류 할 수 있으며, 검증되어 있는 공정에서 변경이 발생한 경우에는 밸리데이션 등을 검토하고, 평가가 적절할 것인지를 과학적으로 판단한 후 변경에 대한 기록을 보관해야 합니다. 그리고 생산 및 관리에 영향을 줄 가능성이 있는 모든 변경사항을 평가하는 관리시스템이 수립되어 있어야 합니다.
변경관리의 검토 및 승인 방법은 다음과 같습니다. GMP 관련 변경안을 해당 부서에서 작성∙검토∙승인한 다음 품질(보증)부서에서 검토하고 승인합니다. 만약 승인된 변경 사항을 변경하려면 변경에 의해 영향을 받는 모든 문서를 개정하도록 조치합니다. 추가로 변경 후 변경된 조건에서 생산 또는 시험된 최초 제조단위에 대한 평가가 있어야 하고, 중요한 변경의 결과로 기 설정된 유효기간이 영향 받을 가능성을 평가합니다. 필요할 때에는 변경 공정에 의해 생산된 제품을 대상으로 가속 안정성 시험을 실시하거나 안정성 프로그램을 추가하여 시험할 수 있습니다. 변경관리 흐름도는 다음과 같습니다.
작업표준변경사항이 발생할 경우 먼저 작업표준변경검토의뢰서를 작성합니다. 사전검토가 필요할 경우와 불필요할 경우로 분류하여 진행하면 되는데 사전검토가 필요할 경우에는 작업 표준 변경 검토계획서를 작성하고 사전검토를 실시한 후 작업표준변경 검토 결과 보고서를 작성하고 밸리데이션을 진행하면 됩니다. 만약 사전검토가 불필요하다고 사료되면 작업표준변경검토계획서를 작성하지 않고 밸리데이션을 바로 진행하면 됩니다. 밸리데이션을 실시한 후에는 밸리데이션 결과를 보고하고 작업 표준 변경승인서를 작성하여 문서를 개정한 후 교육, 훈련을 실시하여 변경 관리를 진행합니다.
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